Tin nổi bật
Thực hiện chủ trương của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, tiến tới xã hội số, nền kinh tế số, đẩy mạnh giao dịch điện tử thì việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là một bước cải cách bởi thay vì thực hiện theo cách truyền thống là: chứng thực bản sao cấp kết quả bằng giấy thì sẽ sử dụng dịch vụ CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và cấp bản sao điện tử.
Với nhiều lợi ích và tiện ích nhưng đây là một hình thức dịch vụ công mới, chưa được biết đến và sử dụng một cách phổ biến.
Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện tuân thủ các quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về chứng thực.
1. Chứng thực điện tử là gì?
Chứng thực điện tử là việc cơ quan có thẩm quyền bằng hình thức điện tử chứng thực bản sao là đúng với bản chính căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy. Để chứng thực điện tử thì mỗi người dân phải có tài khoản trên dịch vụ công Quốc gia thì mới thực hiện được thủ tục này. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành. Nghĩa là, bản sao điện tử được cấp từ bản chính cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Vì vậy, mỗi người dân, các doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử.
2. Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử:
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Như vậy, có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý. Nhà nước, pháp luật ghi nhận hình thức chứng thực là bởi tính nhanh gọn, thủ tục đơn giản, mang tính hiện đại, phù hợp với nhu cầu đời sống ở thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay. Hình thức này sẽ giải quyết được các vấn đề về thời gian đi lại, tụ tập xếp hàng chờ đợi mà chất lượng vẫn được đảm bảo. Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
3. Hướng dẫn thực hiện chứng thực bản sao điện tử
Cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công Quốc gia như sau:
Bước 1: Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, đăng nhập/đăng ký tài khoản, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyến.
Bước 2: Sau đó, ở phần “Dịch vụ công nổi bật” chọn “Xem tất cả dịch vụ công nổi bật”
Bước 3: Tiếp theo, trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu mà các cá nhân, tổ chức muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.
Bước 4: Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu:
Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực. Các cá nhân, tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực.
Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.
Bước 5: Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Thì lúc này các cá nhân, tổ chức làm theo hướng dẫn ấn vào mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.
Bước 6: Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn thì sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của mình, vì vậy nhớ chú ý kiểm tra vào đúng lịch hẹn để nhận kết quả.
Sau khi nhận được kết quả thì các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.
4. Một số trường hợp không chứng thực điện tử bản sao:
Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. Đối với giấy tờ dùng làm cơ sở để chứng thực yêu cầu phải nguyên vẹn các thông tin như cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp từ đầu, nếu bản chính đó bị tẩy xóa hoặc sửa chữa thì không thể nào làm căn cứ để chứng thực bản sao được. Vì vậy mọi người nên lưu ý giữ gìn bản chính các loại giấy tờ.
Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. Khi chứng thực bản sao nghĩa là ta đang cần có một bản thể hiện được các thông tin chính xác từ bản chính, vì vậy nếu như bản chính không còn rõ các thông tin nữa thì không còn cơ sở để chứng thực các thông tin đó đúng hay không,
Thứ ba, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. Không phải bất kỳ nội dung nào cũng có thể yêu cầu cơ quan nhà nước chứng thực được, Họ hoàn toàn có quyền từ chối nếu nội dung yêu cầu chứng thực không hợp pháp.
Thứ sáu, Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Đã là các giấy tờ liên quan đến nước ngoài bao giờ cũng đi kèm theo việc dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự, việc chứng thực bản sao cũng vậy, vì nó liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài liệu.
Thứ bảy, Các giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Những văn bản này thường là không có giá trị về mặt pháp lý, không ai đảm bảo nội dung mà các cá nhân đó viết có hợp pháp hay không, vì vậy không thể chứng thực bản sao trong trường hợp này.
5. Những lợi ích của chứng thực điện tử
- Đối với người dân, doanh nghiệp: dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia cung cấp tiện ích đặt lịch hẹn với người dân, doanh nghiệp đến thực hiện chứng thực, giúp giảm thời gian chờ đợi khi thực hiện thủ tục.
- Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác), như vậy, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần.
- Đối với các cơ quan: thực hiện toàn bộ quy trình cấp bản sao chứng thực từ bản chính trên hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bảo đảm bản sao chứng thực được cấp ra là có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức. Bên cạnh đó, dùng chung dịch vụ thống nhất trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, không cần xây dựng, cung cấp dịch vụ trên các hệ thống của bộ, ngành, địa phương, từ đó triển khai nhanh và tiết kiệm chi phí đầu tư xây dựng dịch vụ. Cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực có thể dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn, chính xác để giải quyết cho thủ tục tiếp theo./.
